Termini di Servizio

1. Definizioni

Ai fini del presente contratto, i seguenti termini hanno il significato di seguito indicato:

• Servizio / Piattaforma UPFitness Cloud: il software gestionale in modalità SaaS accessibile via browser e app mobile, erogato da Nyctea tramite infrastruttura cloud localizzata nell'Unione Europea.
• Account: l'insieme delle credenziali di accesso e delle configurazioni associate al Cliente all'interno della Piattaforma.
• Tenant: l'ambiente virtuale isolato associato al Cliente all'interno della Piattaforma multi-tenant.
• Utente: qualsiasi persona fisica che accede alla Piattaforma con credenziali associate all'Account del Cliente, inclusi operatori, responsabili, istruttori e clienti finali della palestra.
• Piano: il livello di servizio sottoscritto dal Cliente, che determina le funzionalità disponibili, i limiti quantitativi e il corrispettivo. Caratteristiche e prezzi aggiornati su upfitness.cloud/prezzi.
• Periodo di Fatturazione: il periodo (mensile o annuale) di riferimento per la fatturazione del corrispettivo.
• Dato del Cliente: qualsiasi informazione, dato o contenuto caricato, trasmesso o generato dal Cliente o dai suoi Utenti all'interno della Piattaforma.
• SLA: Service Level Agreement — gli impegni di disponibilità e qualità del servizio descritti nell'art. 6.
• Tempo di Inattività: il periodo durante il quale la Piattaforma risulta non accessibile, escluse le manutenzioni programmate comunicate con preavviso.
• Assistente AI: il sistema di assistenza automatizzata basato su intelligenza artificiale integrato nella Piattaforma, disponibile per il supporto di primo livello.
• Agente Locale: componente software opzionale installabile presso la sede del Cliente, che comunica con la Piattaforma cloud per l'integrazione con dispositivi hardware locali (es. registratori di cassa fiscali, monitor di accoglienza).

2. Oggetto del contratto

2.1 Descrizione del servizio

Nyctea mette a disposizione del Cliente la Piattaforma UPFitness Cloud nella configurazione del Piano sottoscritto, in modalità SaaS, per l'intera durata del contratto. La Piattaforma è un software gestionale dedicato a centri fitness, palestre e associazioni sportive, e comprende — in funzione del Piano — moduli per la gestione di: clienti e anagrafiche, abbonamenti e iscrizioni, prenotazioni corsi, calendario, comunicazioni (email, WhatsApp, notifiche push), CRM e automazioni, controllo accessi, contabilità semplificata, schede di allenamento, reportistica e altri moduli.

2.2 Natura del servizio (SaaS)

Il servizio è erogato in modalità cloud: il software non viene installato sui sistemi del Cliente ma è accessibile via internet tramite browser o app mobile. Nyctea può modificare l'infrastruttura tecnica sottostante senza che ciò costituisca modifica contrattuale, purché i livelli SLA siano mantenuti.

In funzione del Piano, è possibile installare presso la sede del Cliente uno o più Agenti Locali: componenti software opzionali che si integrano con la Piattaforma cloud per la comunicazione con dispositivi hardware in loco. I dati rimangono custoditi nei server cloud di Nyctea.

2.3 Natura del rapporto

Il contratto configura un rapporto di fornitura di servizi informatici in cloud (SaaS). Non costituisce cessione di licenza software in senso proprio, né rapporto di lavoro, agenzia, mandato, associazione o partnership tra le Parti. I server di erogazione sono localizzati nell'Unione Europea (Microsoft Azure — Region Italy North e/o West Europe).

3. Piani di servizio e durata

3.1 Piani e limiti

I limiti quantitativi del Piano (iscritti attivi, sedi, lettori di controllo accessi, email mensili, spazio di archiviazione) sono quelli indicati nella scheda piano accettata. In caso di upgrade o downgrade, i nuovi limiti hanno efficacia dalla data di decorrenza del nuovo Piano. Nyctea può aggiungere nuove funzionalità ai Piani esistenti senza costi aggiuntivi. Al raggiungimento di un limite, la Piattaforma blocca il superamento della soglia e notifica il Cliente; il servizio esistente non viene interrotto.

3.2 Durata e decorrenza

Il contratto decorre dalla data di attivazione dell'Account, indicata nella email di benvenuto. La durata del primo periodo coincide con il Periodo di Fatturazione scelto (mensile o annuale).

3.3 Rinnovo automatico ⚠️

Alla scadenza del primo periodo e di ciascun periodo successivo, il contratto si rinnova automaticamente per un ulteriore Periodo di Fatturazione identico al precedente, alle condizioni economiche vigenti al momento del rinnovo. Per impedire il rinnovo, il Cliente deve comunicare la disdetta con le modalità e i termini dell'art. 12. Il mancato esercizio della disdetta nei termini equivale a accettazione del rinnovo.

3.4 Aggiornamenti e discontinuazione

Gli aggiornamenti della Piattaforma (bug fix, miglioramenti, nuove funzionalità) sono inclusi nel corrispettivo e distribuiti automaticamente. Le modifiche significative all'interfaccia sono comunicate con congruo preavviso tramite notifiche nella Piattaforma e/o via email. Nyctea può discontinuare funzionalità obsolete con almeno 90 giorni di preavviso: in tal caso il Cliente ha diritto di recedere senza penali entro il termine del preavviso.

4. Corrispettivi e fatturazione

4.1 Corrispettivo e IVA

Il corrispettivo per il servizio è quello indicato nel preventivo accettato, riferito al Piano e al Periodo di Fatturazione scelto. I prezzi si intendono in euro, al netto di IVA. L'IVA è applicata nella misura di legge vigente al momento dell'emissione di ciascuna fattura.

4.2 Fatturazione anticipata

La fatturazione avviene anticipatamenteall'inizio di ciascun Periodo di Fatturazione. Nyctea emette fattura elettronica ai sensi del D.Lgs. 127/2015 tramite SDI. La prima fattura è emessa alla data di attivazione del servizio o entro i 15 giorni successivi.

4.3 Variazione dei prezzi ⚠️

Nyctea si riserva il diritto di modificare i corrispettivi con un preavviso minimo di 60 giorniprima della data di entrata in vigore. In caso di variazione, il Cliente può recedere senza penali entro il termine del preavviso; il mancato esercizio del recesso equivale ad accettazione tacita. Non sono soggette al preavviso di 60 giorni le variazioni dovute a modifiche dell'aliquota IVA per legge, le variazioni in diminuzione (sconti) e l'adeguamento ISTAT annuale FOI (comunicato con preavviso di 30 giorni).

4.4 Periodo di prova gratuito

Qualora Nyctea abbia concesso un periodo di prova gratuito (trial), nessun addebito è effettuato durante tale periodo. Al termine, il servizio cessa automaticamente salvo che il Cliente abbia attivato un Piano a pagamento. Nyctea si riserva di modificare durata e condizioni dei periodi di prova in qualsiasi momento.

4.5 Rimborsi

Salvo quanto previsto dagli artt. 4.3 (recesso per variazione prezzi) e 12.3 (discontinuazione funzionalità), i corrispettivi versati non sono rimborsabili in considerazione della natura continuativa e personalizzata del servizio.

5. Metodi di pagamento e inadempimento

5.1 Metodi accettati

• Carta di credito/debito (Visa, Mastercard, American Express): addebito automatico ricorrente tramite Stripe
• Addebito diretto SEPA (SDD): addebito automatico ricorrente tramite IBAN comunicato dal Cliente, con mandate SEPA sottoscritto
• Bonifico bancario: disponibile solo se espressamente autorizzato da Nyctea nel preventivo; il Cliente effettua il bonifico entro la scadenza indicata in fattura

I pagamenti con carta e SEPA sono elaborati da Stripe, Inc. (certificata PCI DSS Level 1). Nyctea non memorizza i dati completi della carta sui propri sistemi.

5.2 Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento, Nyctea invia un avviso via email e tenta il riaddebito automatico per un massimo di 3 volte nei 7 giorni successivi alla prima scadenza.

Decorsi 15 giornidalla scadenza senza pagamento, Nyctea può sospendere l'accesso alla Piattaforma mantenendo integri i Dati del Cliente. Durante la sospensione il corrispettivo continua a maturare. ⚠️

Decorsi ulteriori 15 giorni dalla sospensione (30 giorni totali dalla scadenza) senza pagamento, Nyctea può risolvere il contratto di diritto con conseguente eliminazione dei Dati del Cliente. ⚠️

5.3 Interessi di mora

In caso di ritardato pagamento sono dovuti interessi ai sensi del D.Lgs. 231/2002, al tasso legale aumentato di 8 punti percentuali, decorrenti automaticamente dalla scadenza della fattura.

6. Attivazione del servizio e livelli SLA

6.1 Tempi di attivazione

Nyctea attiva il Tenant del Cliente entro 2 giorni lavoratividalla conferma del contratto e dalla verifica del metodo di pagamento. Per i Piani Enterprise o configurazioni personalizzate, i tempi sono concordati nel preventivo. All'attivazione il Cliente riceve via email le credenziali di accesso iniziali, il link alla Piattaforma e la documentazione di avvio rapido.

6.2 Disponibilità garantita

Nyctea garantisce una disponibilità mensile della Piattaforma non inferiore al 99,5%, calcolata escludendo le manutenzioni programmate, gli eventi di forza maggiore, le interruzioni causate da comportamenti del Cliente, le interruzioni dei provider terzi fuori dal controllo di Nyctea e le interruzioni di durata inferiore a 5 minuti consecutivi.

6.3 Crediti SLA

In caso di mancato rispetto della disponibilità garantita, il Cliente ha diritto a crediti sul corrispettivo mensile:

I crediti SLA sono applicati automaticamente nella fattura del mese successivo e costituiscono il rimedio esclusivo del Cliente per il mancato rispetto degli SLA. Per ottenere i crediti, il Cliente deve inviare richiesta scritta a supporto@upfitness.cloud entro 30 giorni dal verificarsi del disservizio.

6.4 Manutenzione programmata

Nyctea si riserva una finestra settimanale di manutenzione di massimo 2 ore, preferibilmente nelle fasce notturne (00:00–06:00 ora italiana), comunicata con almeno 24 ore di preavviso. Le manutenzioni urgenti di sicurezza possono essere eseguite senza preavviso, con comunicazione contestuale.

7. Assistenza tecnica e supporto

7.1 Struttura del supporto

Il supporto UPFitness Cloud è organizzato su due livelli.

7.2 Primo livello — Assistente AI

Il primo livello è erogato tramite l'Assistente AI integrato nella Piattaforma, disponibile 24/7, inclusi i festivi. L'Assistente AI è un sistema basato su intelligenza artificiale: le risposte non costituiscono consulenza professionale di carattere legale, fiscale, contabile o medico. In caso di dubbio, il Cliente è invitato ad aprire un Ticket di Supporto di secondo livello.

7.3 Secondo livello — Ticket di supporto

Il team tecnico Nyctea gestisce i Ticket inviati a supporto@upfitness.cloud o tramite il modulo nella Piattaforma. Orari: Lunedì–Venerdì 09:00–18:00 (CET/CEST), esclusi i festivi nazionali.

Tempi di prima risposta garantiti (non di risoluzione):

Il supporto non comprende: consulenza su normative fiscali o giuslavoristiche; supporto su sistemi del Cliente non integrati con la Piattaforma; recupero di dati cancellati oltre i termini di retention del backup; sviluppo di funzionalità personalizzate (salvo contratto separato).

8. Sicurezza informatica e backup

8.1 Misure di sicurezza di Nyctea

Nyctea adotta misure tecniche e organizzative ai sensi dell'art. 32 GDPR, incluse:

• Crittografia dei dati in transito (TLS 1.2+) e a riposo (AES-256)
• Autenticazione multi-fattore per gli accessi agli ambienti di produzione da parte del personale Nyctea
• Monitoraggio continuo delle infrastrutture con sistemi di rilevamento delle intrusioni
• Penetration test periodici effettuati da terze parti specializzate
• Separazione logica dei dati tra i diversi Tenant (multi-tenancy sicura)

L'infrastruttura Microsoft Azure è certificata ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e SOC 2 Type II. In caso di data breach che coinvolga Dati Personali, Nyctea notifica il Cliente entro 72 ore dalla rilevazione.

8.2 Backup e retention

Nyctea effettua backup automatici dei Dati del Cliente. I backup sono conservati per 30 giorni, dopodiché vengono eliminati automaticamente. In caso di perdita accidentale, il Cliente può richiedere il ripristino aprendo un Ticket di priorità Alta. Nyctea non garantisce il ripristino di dati eliminati deliberatamente oltre il periodo di retention.

Il Cliente ha facoltà di esportare in qualsiasi momento i propri dati dalla Piattaforma nei formati disponibili (CSV, JSON, PDF). L'export è un diritto del Cliente, non un obbligo.

9. Proprietà intellettuale e dati

9.1 Proprietà di Nyctea

Il software UPFitness Cloud, il codice sorgente, le interfacce, la documentazione, i marchi, i loghi e tutti gli altri elementi della Piattaforma sono di esclusiva proprietà di Nyctea o dei rispettivi titolari che ne hanno concesso licenza. Nessuna disposizione del contratto trasferisce al Cliente diritti di proprietà intellettuale.

9.2 Licenza d'uso

Nyctea concede al Cliente, per la durata del contratto, una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile, limitata all'utilizzo della Piattaforma per le finalità proprie della gestione del centro fitness del Cliente.

È espressamente vietato: effettuare reverse engineering o decompilazione; copiare, rivendere o sublicenziare il software; rimuovere indicazioni di copyright; utilizzare la Piattaforma per sviluppare prodotti concorrenti.

9.3 Proprietà dei dati del Cliente

I Dati del Cliente inseriti nella Piattaforma (anagrafiche, abbonamenti, prenotazioni, documenti, registrazioni contabili) rimangono di esclusiva proprietà del Cliente. Nyctea non acquisisce alcun diritto di proprietà su tali dati. Nyctea utilizza i Dati del Cliente esclusivamente per erogare il servizio, fornire supporto tecnico, adempiere agli obblighi di legge e migliorare la Piattaforma attraverso analisi aggregate e anonimizzate. Nyctea non vende né commercializza i Dati del Cliente.

9.4 Trattamento dei dati personali (GDPR)

Il Cliente è il Titolare del Trattamento dei Dati Personali degli utenti finali inseriti nella Piattaforma. Nyctea agisce come Responsabile del Trattamentoai sensi dell'art. 28 GDPR. Il rapporto è disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA) allegato al contratto. Per maggiori dettagli si rimanda all'Informativa Privacy Piattaforma SaaS.

10. Limitazioni di utilizzo

La Piattaforma è destinata all'utilizzo nell'ambito della gestione del centro fitness del Cliente. È espressamente vietato:

• Trasmettere, archiviare o elaborare contenuti illegali, diffamatori, discriminatori o che violino diritti di terzi
• Trattare dati sanitari (art. 9 GDPR) senza le misure di sicurezza aggiuntive richieste dal GDPR
• Inviare comunicazioni non sollecitate (spam) tramite i moduli di comunicazione della Piattaforma
• Caricare virus, malware o qualsiasi codice malevolo
• Effettuare attività che causino un carico eccessivo sull'infrastruttura (denial of service, scraping automatizzato non autorizzato)
• Accedere o tentare di accedere ai dati di altri Tenant della Piattaforma
• Aggirare i meccanismi di sicurezza o autenticazione della Piattaforma
• Rivendere o sublicenziare l'accesso alla Piattaforma a terzi

La violazione delle presenti limitazioni costituisce grave inadempimento contrattuale e legittima Nyctea alla risoluzione immediata del contratto, nonché al risarcimento degli eventuali danni subiti.

11. Limitazione di responsabilità

11.1 Esclusioni di responsabilità di Nyctea

Nyctea non è responsabile per:

• Danni indiretti, conseguenziali, incidentali o punitivi di qualsiasi natura
• Lucro cessante, perdita di clientela, perdita di opportunità commerciali o di reputazione
• Perdita o corruzione di dati imputabile a comportamenti del Cliente o dei suoi Utenti
• Interruzioni causate da eventi di forza maggiore
• Malfunzionamenti di sistemi, reti o dispositivi del Cliente
• Danni derivanti dall'utilizzo delle risposte dell'Assistente AI
• Danni derivanti dall'utilizzo della Piattaforma in violazione del contratto

11.2 Massimale di responsabilità ⚠️

La responsabilità complessiva di Nyctea verso il Cliente per qualsiasi causa, inclusa la negligenza, è limitata all'importo dei corrispettivi effettivamente pagati dal Cliente a Nyctea nei 12 mesi precedentiil fatto generatore del danno. I crediti SLA di cui all'art. 6.3 costituiscono il rimedio esclusivo del Cliente per il mancato rispetto dei livelli di servizio.

11.3 Forza maggiore

In caso di forza maggiore (calamità naturali, pandemie, guerre, provvedimenti dell'Autorità pubblica, interruzioni prolungate delle reti internet nazionali, guasti di data center indipendenti dalla volontà del gestore), la Parte impedita è esonerata dall'adempimento delle obbligazioni interessate per la durata dell'evento. Qualora l'evento si protragga per oltre 30 giorni consecutivi, ciascuna Parte ha il diritto di recedere senza penali; Nyctea rimborsa i corrispettivi pre-pagati per il periodo non erogato.

12. Recesso e risoluzione

12.1 Recesso ordinario del Cliente ⚠️

Il Cliente può recedere in qualsiasi momento comunicando la propria intenzione a Nyctea con un preavviso minimo di 30 giorni via email a contratti@nyctea.it o tramite la funzione di disdetta nella Piattaforma. Il recesso ha effetto alla scadenza del Periodo di Fatturazione successivo alla ricezione della comunicazione. I corrispettivi del periodo in corso e del periodo successivo al preavviso sono dovuti interamente e non sono rimborsabili. Per i contratti annuali, il recesso anticipato non dà diritto al rimborso dei mesi residui pre-pagati.

12.2 Recesso per variazione di prezzo o discontinuazione

Il Cliente può recedere senza penali in caso di: variazione dei corrispettivi (entro il termine del preavviso di 60 giorni comunicato da Nyctea); discontinuazione di funzionalità significative incluse nel Piano (entro il termine del preavviso di 90 giorni).

12.3 Recesso di Nyctea

Nyctea può recedere per giustificato motivo con preavviso di 60 giorni, o per cessazione dell'attività con preavviso di 90 giorni; in entrambi i casi rimborsa i corrispettivi pre-pagati per il periodo non erogato.

12.4 Risoluzione per inadempimento del Cliente ⚠️

Il contratto si intende risolto di diritto, con effetto immediato e senza necessità di diffida, alla semplice comunicazione di Nyctea, nei seguenti casi:

• Mancato pagamento protratto per oltre 30 giorni dalla scadenza
• Violazione delle limitazioni di utilizzo di cui all'art. 10
• Utilizzo fraudolento della Piattaforma o delle credenziali di accesso
• Violazione degli obblighi di riservatezza
• Dichiarazioni false o fuorvianti rese al Fornitore

In caso di risoluzione per inadempimento del Cliente, i corrispettivi già versati non sono rimborsabili. Nyctea si riserva il diritto al risarcimento degli ulteriori danni.

12.5 Modifica unilaterale del contratto ⚠️

Nyctea si riserva il diritto di modificare unilateralmente le condizioni contrattuali (escluso il corrispettivo, disciplinato dall'art. 4.3) con un preavviso minimo di 60 giorni. Il Cliente che non accetti le modifiche può recedere senza penali entro il termine del preavviso. Il mancato esercizio del recesso equivale ad accettazione tacita.

13. Effetti della cessazione del contratto

13.1 Disabilitazione dell'accesso

Alla cessazione del contratto per qualsiasi causa, l'accesso del Cliente e dei suoi Utenti alla Piattaforma viene disabilitato alla data effettiva di cessazione.

13.2 Periodo di grazia per l'esportazione dei dati

Fatto salvo il caso di risoluzione per inadempimento grave, il Cliente ha 30 giorni dalla data di cessazione per esportare i propri dati dalla Piattaforma, che rimane accessibile in modalità di sola lettura. Nyctea non addebita costi aggiuntivi per il periodo di grazia.

13.3 Eliminazione dei dati

Trascorso il periodo di grazia (o immediatamente in caso di risoluzione per inadempimento grave), Nyctea elimina in modo sicuro e definitivo tutti i Dati del Cliente entro 60 giorni. Su richiesta del Cliente, Nyctea rilascia attestazione scritta dell'avvenuta eliminazione.

13.4 Clausole che sopravvivono alla cessazione

Sopravvivono alla cessazione del contratto: le disposizioni sulla proprietà intellettuale, la proprietà dei dati del Cliente, la riservatezza (per 5 anni dalla cessazione), la limitazione di responsabilità e la competenza del foro di Treviso.

14. Disposizioni generali

14.1 Riservatezza

Ciascuna Parte si impegna a non divulgare le informazioni confidenziali dell'altra Parte a terzi senza consenso scritto, a utilizzarle esclusivamente per gli scopi previsti dal contratto e ad adottare misure di protezione adeguate. Gli obblighi di riservatezza permangono per 5 anni dalla cessazione del contratto.

14.2 Comunicazioni tra le parti

Le comunicazioni contrattuali avvengono via email:

• Da Nyctea al Cliente: all'indirizzo email indicato nel contratto
• Dal Cliente a Nyctea (questioni contrattuali): contratti@nyctea.it
• Dal Cliente a Nyctea (supporto tecnico): supporto@upfitness.cloud

Per comunicazioni che richiedano data certa opponibile a terzi (disdetta, contestazioni formali), il Cliente può utilizzare la PEC di Nyctea: nyctea@pcert.it.

14.3 Legge applicabile e foro competente ⚠️

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante o connessa al contratto, le Parti riconoscono la competenza esclusiva del Tribunale di Treviso. Prima di adire l'Autorità giudiziaria, le Parti si impegnano a tentare una risoluzione amichevole entro 30 giorni dalla ricezione di diffida scritta.

14.4 Nullità parziale e intero accordo

L'eventuale nullità di una o più clausole non pregiudica la validità delle restanti. Il contratto, comprensivo dei suoi allegati (DPA, SLA dettagliato, Informativa Privacy referenti del Cliente), costituisce l'intero accordo tra le Parti e sostituisce qualsiasi precedente intesa scritta od orale. Le Parti sono soggetti giuridici indipendenti: il contratto non dà luogo ad alcun rapporto di agenzia, mandato, lavoro subordinato o partnership.

15. Clausole che richiedono approvazione specifica

Ai sensi dell'art. 1341 comma 2 del Codice Civile italiano, le seguenti clausole limitano la responsabilità del Fornitore, derogano alla competenza dell'autorità giudiziaria o producono effetti di particolare onere per il Cliente. Il Cliente, in sede di sottoscrizione del contratto, dichiara di averle lette, comprese e di approvarle specificamente.